Novos contratos de locação: boas práticas para imobiliárias

A fase de implantação de novos contratos de locação é o momento em que tanto o proprietário quanto o inquilino podem iniciar uma relação de longo prazo com a imobiliária. Por isso, a forma como é conduzida pode definir o nível de satisfação e a longevidade desse relacionamento. 

Nessa fase, a imobiliária precisa garantir que todos os detalhes estejam corretos e que o cliente – seja o locador ou o locatário – se sinta acolhido e confiante no serviço prestado. Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para otimizar esse processo.

Organização dos contratos de locação 

Um contrato bem estruturado é a base de uma locação sem complicações. A utilização de um quadro resumo na primeira página do contrato, por exemplo, facilita o acesso a informações importantes, como dados de contato, valor do aluguel, taxas e garantias. 

Esse recurso também agiliza a consulta para a equipe administrativa e previne mal-entendidos com os clientes. Além disso, qualquer cláusula especial, como carências e benfeitorias, deve ser muito bem detalhada para que as expectativas de todas as partes estejam alinhadas desde o início​.

A entrega das chaves 

A entrega das chaves é um momento estratégico. Mais do que simplesmente passar o imóvel ao locatário, essa é a oportunidade de criar uma conexão duradoura. 

Portanto, é importante realizar a entrega das chaves em um ambiente acolhedor e explicar ao inquilino as orientações sobre a vistoria inicial, manutenção e canais de contato. Tudo isso ajudará a estabelecer uma relação positiva e transparente.

O mais apropriado é que a equipe que continuará o relacionamento com o cliente após a locação seja responsável pela entrega das chaves. Isso porque a equipe comercial, focada em novos negócios e metas, pode acabar realizando essa etapa de forma acelerada, sem dar a devida atenção aos detalhes e combinados importantes.

Além da entrega das chaves, nossa sugestão é que sua imobiliária forneça um manual do locatário. Você pode, também, repassar no ato da assinatura, as instruções sobre a ocupação do imóvel. Por fim, vale lembrar de elaborar uma carta de boas-vindas, que demonstrará a importância do locador e promoverá uma aproximação.

Cuidados com a vistoria inicial

A vistoria inicial é um aspecto essencial para evitar conflitos em uma eventual desocupação do imóvel. É essencial que a imobiliária ou uma empresa terceirizada realize uma vistoria detalhada, registrando todas as condições do imóvel com clareza. 

Seja a vistoria realizada por um vistoriador interno seja por uma empresa terceirizada, é essencial que a imobiliária faça uma conferência interna, especialmente nos itens que costumam apresentar problemas na desocupação. Isso ajuda a garantir a qualidade e a precisão do processo.

É importante instruir o inquilino sobre essa vistoria, prazos e formas de contestação. Oriente, ainda, sobre como e por onde fazer o acionamento da imobiliária em caso de problemas ou dúvidas.

Demais ações estratégicas na ativação de contratos

Na implantação de contratos, também é o momento de ter atenção à gestão de detalhes operacionais, como a contratação do seguro incêndio e a verificação dos dados de consumo de serviços como luz, água e gás, além do lançamento do IPTU. 

Esses processos, embora simples, evitam problemas que podem surgir durante a locação, como erros na cobrança de taxas ou falhas no repasse ao proprietário​.

Outro ponto importante é o alinhamento entre as equipes comercial e administrativa. A transição de responsabilidade deve ser clara, para que não haja lacunas no atendimento ao cliente. As equipes precisam estar preparadas para lidar com todas as questões relacionadas ao contrato e às particularidades de cada locação​.

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